Çalışma prensipleri ile ünlü olan Japonya’da ortaya çıkan kaizen yaklaşımı, sürekli ve artarak yapılan iyileştirmelerin zaman içerisinde önemli değişimler sağlayacağını anlatır. Bu yaklaşıma göre büyük hedeflere sürekli ve küçük değişimlerle ulaşılabilir. Üretimdeki prosesleri esas alan kaizen modelinde sağduyu, öz disiplin ve düzen gibi temel kriterler sayesinde iş süreçleri geliştirilir. Peki, iş hayatında önemli bir model olan kaizen nedir ve kaizen nasıl uygulanır? Sizin için kaizen uygulamasının detaylarını derledik.
Kaizen ne Demek?
Japoncadaki “kai” ve “zen” kelimelerinin bir araya gelmesinden oluşan kaizen terimi, sürekli iyileşme olarak tanımlanabilir. İş dünyasında kaizen teknikleri olarak da bilinen bu yaklaşımın çıkış noktası ise 2. Dünya Savaşı’ndan sonra Toyota tarafından hayata geçirilen “Kalite Çemberi” uygulamasıdır. Bu uygulamanın amacı, üretimde sürekli şekilde küçük değişiklikler yaparak süreci daha iyi kılmaktır.
Tekniğin mucidi olan Masaaki Imai, bu modelin hem iş hem de kişisel hayatta uygulandığında başarı getirdiğine inanır. İmai, 1985 yılında kaizen sistemini Avrupa’daki firmalara tanıtmak için Kaizen Enstitüsü Danışma Grubu’nu kurdu. 1950’li yıllarda giderek ünlenen Kaizen çalışma grupları işle ilgili sorunları tanımlamak, analiz etmek ve geliştirmek için sıklıkla bir araya gelirdi. Kaizen konsepti, 2. Dünya Savaşı sonrası Amerikalı iş ve kalite yönetimi öğretmenlerinden de etkilenmiştir. Toyota binasını ziyaret eden öğretmenler, iş süreçlerine yönelik insancıl bir yaklaşım geliştirdiler. Buna göre, çalışanları motive etmek ve iş süreçlerini kolaylaştırmak prosedürleri daha işlevsel kılabilirdi. Böylece hatalarından ötürü cezalandırılmayan çalışanlar, işte verimliliğin nasıl artırılacağına dair yönetime önerilerde bulunmaya teşvik edildi. İşte, siz de bu felsefeyi geliştirmek ve iyileştirmek istediğiniz bir konu üzerine odaklanarak ve sürekli tekrarlayarak uygulayabilirsiniz.,
Kaizen Tekniği İş Hayatında Nasıl Uygulanır?
Kaizen tekniği iş hayatında üretim aşamalarında doğru bir biçimde uygulanmalıdır. Bunun için öncelikle konu seçimi yapılarak kayıpların yapısı incelenir ve üzerinde durulması gereken konular masaya yatırılır. Konuya dair acil bir durum var ise aksiyon planı hazırlanır. Etkiler ve kazanımlar incelenir.
İkinci aşama olarak hedef belirlenir. Tatmin edici hedefler teker teker belirlenerek bunun için bir ekip oluşturulur. Ayrıca ekibi doğru bir şekilde yönetecek bir ekip lideri seçilir. Ekip üyeleri belirlenirken kişilerin motivasyonları ve becerileri dikkate alınmalıdır.
Ekip seçimi sonrasında veriler incelenerek mevcut durum analizi yapılır, proje planı çizilir. Kök neden analizinden sonra doğru çözümler uygulanır. En son aşamada hedef ve sonuç kontrolü yapılarak yaygınlaştırma ve standartlaşma sağlanır.
Kaizen örnekleri arasında Amerikan Hava Yolları’nın yaptığı uygulama ele alınabilir. Şirket, 1987 yılında maliyetleri düşürmek için bir çalışma başlatarak First Class yolcuların yaklaşık %80’inin salata ile sunulan zeytinlerin tamamını yemediğini tespit etmiştir. Böylece salata servisinden 1 adet zeytin eksiltilerek yılda 40 bin USD kar elde edilmiştir.
Kaizen Felsefesinin Faydaları Nelerdir?
İş dünyasındaki pek çok durumda sıklıkla kullanılan kaizen modelinde, üretimi artırmak ve müşteri memnuniyetini sağlamak temel hedeftir. İş güvenliği, kalite ve verimlilik gibi amaçları taviz vermeden uygulamayı hedefleyen sistemde, daima bilimsel veriler eşliğinde ilerlemek esastır. Ayrıca gözlem ve sorunların doğru tespiti ile müşteri sorunlarının kökenine inilmesi kaizen modelinin kayda değer konuları arasındadır. Ekip çalışmasının esas alındığı teknikte sürdürülebilirlik, başarı paylaşımı ve elde edilen fayda ölçüm kriterlerinin başında gelir. İşte, işletmelerin verimliliğinde pay sahibi olan kaizen tekniğinin işletmelere en önemli faydaları…
- Bireysel gelişimi ve takım çalışmasını sağlayarak çalışanlar arası iletişimi artırır.
- Kirliliği ve çevresel atıkları azaltmaya odaklanır.
- Çalışma şartlarını iyileştirmeye yönelir.
- Daha az ham madde ve enerji tüketimi sağlayarak tasarruf etmeyi sağlar.
- Maliyet odaklı çalışmalar sonucu problem çözme yeteneğini geliştirir.
- Fark ve değer yaratmayan işleri sonlandırır.
Kaizen Felsefesi Kişisel Hayatta Nasıl Uygulanır?
İş dünyasında kurumsal başarının anahtarı olan kaizen felsefesini bireysel yaşamınızda da uygulayabilirsiniz. İşte, adım adım yapmanız gerekenler:
Boşa harcanan zamanı ve enerjiyi belirleyin
Kaizen uygulamasının temel amaçlarından biri, boşa harcanan zaman ve enerjiyi doğru şekilde belirlemektir. Daha fazla üretkenlik sağlamanın yolu, sanılanın aksine daha fazlasını değil, sürekli şekilde daha azını yapmaktır. Buna göre hedeflerinizi ve buna harcanan süreyi birkaç hafta boyunca gözlemleyin. Gerekli verileri topladığınızda boşa giden zaman ve enerjiyi tespit edebilirsiniz. Sizin için önem arz eden işleri ölçekleyerek daha hızlı ve verimli hale getirebilirsiniz. Örneğin, her gün yaptığınız yazışmaları hızlandırmak için taslak ve şablonlar oluşturmayı deneyebilirsiniz.
Daha verimli çalışmak için atacağınız küçük adımları belirleyin
Değiştirmeyi düşündüğünüz alanları belirledikten sonra sıra küçük adımlarla bu alanları dönüştürmeye başlamakta. Genellikle içgüdüsel olarak hedeflerinize hızla ilerlemek isteseniz de bunu göz ardı ederek küçük adımlarla işe başlayın. Zamanla hedefinize adım adım yaklaştığınızda motivasyonunuz yerine gelecek ve kendinizi daha iyi hissedeceksiniz.
Hangi noktaları geliştirebileceğinizi gözden geçirin
Kişisel üretkenliğinizin eskisi kadar iyi olmadığını düşünüyorsanız kendinize bir mola ayarlayın. Dikkati dağılmış ve odak noktasını kaybetmiş biri işinde de verimli olamaz. Hangi noktaların sizin verimliliğinizin önünde engel oluşturduğunu analiz ederek bunları düzeltmeye ve iyileştirmeye yönelin. Her gün bir önceki günden daha iyi olmak için planlar yapmaya özen gösterin. Bunu sürekli yaptığınızda bir süre sonra kendinizi geliştirmek adına yol kat ettiğinizi göreceksiniz.
Siz de daha verimli bir çalışma hayatı için kendinize küçük hedefler belirlemeye hemen başlayabilirsiniz. Yeni nesil ofis kültürü olarak tanımlanan PODA kabinlerinde yerinizi hemen ayırtarak çalışmalarınızı güvenilir ve konforlu bir alanda sürdürebilirsiniz.
